Contratar um funcionário vai muito além do salário mensal. Para o empregador, o custo total envolve uma série de encargos trabalhistas, previdenciários e benefícios que, somados, podem surpreender.

Entender esses valores é fundamental para um planejamento financeiro eficiente e para a sustentabilidade do negócio.

Neste artigo, vamos detalhar todos os custos envolvidos na contratação de um funcionário no Brasil, com foco nos valores atualizados para 2025, e explicar como esses custos variam de acordo com os diferentes regimes tributários: Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real. Confira!

Os custos ocultos da contratação: além do salário

É comum que empreendedores considerem apenas o salário bruto ao calcular o custo de um funcionário.

Na prática, o valor final pode ser muito maior — chegando a até três vezes o salário nominal, dependendo do setor e dos benefícios oferecidos. Essa diferença acontece porque o custo da mão de obra inclui uma série de encargos obrigatórios e benefícios adicionais que precisam ser considerados. Entre os principais componentes estão:

• Salário bruto: o valor acordado com o funcionário.

• Encargos sociais e previdenciários: contribuições para INSS, FGTS, PIS e outras taxas que garantem direitos ao trabalhador.

• Benefícios obrigatórios: férias remuneradas (com adicional de 1/3), 13º salário e vale-transporte (com coparticipação do empregado).

• Benefícios opcionais: vale-refeição, plano de saúde, seguro de vida, auxílio-creche, entre outros. Não são obrigatórios por lei (salvo convenção coletiva), mas podem ser essenciais para atrair e reter talentos.

• Custos de rescisão: multas rescisórias, como os 40% do FGTS em caso de demissão sem justa causa, e aviso prévio.

• Outros custos: uniformes, treinamentos, exames admissionais e demissionais, além de gastos com segurança e medicina do trabalho.

Por isso, é fundamental provisionar esses valores mensalmente para evitar surpresas e manter a saúde financeira da empresa.

Quanto custa um funcionário no Simples Nacional?

O Simples Nacional é um regime tributário simplificado voltado para micro e pequenas empresas, com faturamento anual de até R$ 4,8 milhões.

Sua principal vantagem é a redução da carga tributária e a simplificação no recolhimento de impostos. Para quem contrata funcionários, isso significa menos encargos em comparação a outros regimes.

No Simples Nacional, a empresa é isenta de:

• INSS Patronal (20% sobre a folha);

• Salário-Educação;

• Seguro contra Acidentes de Trabalho (SAT/RAT);

• Contribuições ao Sistema S (Sebrae, Senai, Sesi, Incra, etc.).

Mas ainda precisa arcar com:

• FGTS: 8% sobre o salário bruto;

• Férias: 1/12 do salário mensal, acrescido de 1/3 constitucional;

• 13º salário: 1/12 do salário mensal;

• Provisão para multa do FGTS: 4% sobre o valor depositado, para casos de demissão sem justa causa.

Exemplo (salário de R$ 2.000,00 em 2025):

• Salário Bruto: R$ 2.000,00

• FGTS (8%): R$ 160,00

• Férias: R$ 222,23 (provisão mensal)

• 13º Salário: R$ 166,67 (provisão mensal)

• Multa do FGTS (4%): R$ 6,40 (provisão mensal)

Custo mensal aproximado (sem benefícios opcionais): R$ 2.555,30.

Vale lembrar que o INSS descontado do funcionário não é custo da empresa, e sim uma retenção do salário do empregado.

A reforma tributária pode encarecer o Simples Nacional? Acesse nosso post e confira!

Quanto custa um funcionário no Lucro Presumido?

O Lucro Presumido pode ser usado por empresas com faturamento de até R$ 78 milhões ao ano. Diferente do Simples, aqui os encargos são maiores, já que não existem isenções.

Além de FGTS, férias, 13º e provisão para multa do FGTS, a empresa deve recolher:

• INSS Patronal: 20% sobre a folha;

• SAT/RAT: de 1% a 3%, conforme o risco da atividade;

• Contribuições a terceiros (Sistema S): de 3,3% a 5,8%.

Exemplo (salário de R$ 2.000,00, com SAT/RAT de 2% e Terceiros de 4%):

• Salário Bruto: R$ 2.000,00

• FGTS: R$ 160,00

• Férias: R$ 222,23

• 13º Salário: R$ 166,67

• Multa FGTS: R$ 6,40

• INSS Patronal: R$ 400,00

• SAT/RAT: R$ 40,00

• Terceiros: R$ 80,00

Custo mensal aproximado: R$ 3.075,30.

Ou seja, contratar no Lucro Presumido é bem mais caro que no Simples Nacional.

Quanto custa um funcionário no Lucro Real?

O Lucro Real é o regime mais complexo e obrigatório para empresas com faturamento acima de R$ 78 milhões ou de setores específicos.

Nos encargos trabalhistas, segue a mesma regra do Lucro Presumido:

• INSS Patronal: 20% sobre a folha;

• SAT/RAT: de 1% a 3%;

• Terceiros: de 3,3% a 5,8%;

• FGTS: 8% sobre o salário bruto;

• Férias e 13º: provisões mensais;

• Multa do FGTS: 4% do depósito mensal.

Exemplo (salário de R$ 2.000,00 com SAT/RAT de 2% e Terceiros de 4%):

O custo mensal é idêntico ao do Lucro Presumido: R$ 3.075,30 (sem benefícios opcionais).

A diferença está na forma de apuração do IRPJ e da CSLL, que no Lucro Real são calculados sobre o lucro líquido contábil. Mas em relação ao custo direto do funcionário, os encargos são os mesmos.

O custo de um funcionário no Brasil vai muito além do salário. Ele inclui encargos, benefícios e provisões que variam de acordo com o regime tributário adotado pela empresa.

No Simples Nacional, o custo é menor devido às isenções, enquanto no Lucro Presumido e no Lucro Real os encargos aumentam significativamente.

Um bom planejamento financeiro e tributário é essencial para tomar decisões mais estratégicas e evitar que esses custos comprometam a saúde do negócio.

Ao considerar todos os fatores, o empreendedor consegue visualizar o impacto real da contratação, avaliar sua capacidade de expansão e manter a competitividade no mercado.

Confira também: MEI ultrapassou o limite de faturamento? Entenda como enquadrar a empresa.

Reforma trabalhista e as modalidades de contratação

Além dos encargos e tributos, outro fator que influencia diretamente no custo de um funcionário são as regras da legislação trabalhista e as alternativas de contratação trazidas pela reforma trabalhista.

Conhecer essas diferenças ajuda o empreendedor a escolher o modelo mais adequado ao perfil da empresa e ao tipo de atividade exercida.

CLT x PJ: qual a diferença?

• CLT (Consolidação das Leis do Trabalho): é o modelo tradicional, no qual o funcionário tem registro em carteira, com todos os direitos trabalhistas (13º, férias, FGTS, INSS, aviso prévio, entre outros). Para a empresa, é a forma mais segura, mas também a mais onerosa.

• PJ (Pessoa Jurídica): nesse caso, a relação é feita por meio da contratação de um prestador de serviços que possui CNPJ. A empresa não arca com encargos trabalhistas, apenas com o pagamento acordado no contrato. O custo tende a ser menor, mas exige atenção para não caracterizar vínculo empregatício de forma irregular.

Modalidades de contratação previstas na legislação

• Contratação intermitente: criada pela reforma trabalhista, permite contratar colaboradores para trabalhar apenas em períodos específicos, quando há demanda. É um modelo flexível, no qual o funcionário recebe proporcionalmente ao tempo trabalhado.

• Home office: regulamentado pela reforma, o teletrabalho ganhou força. Apesar da flexibilização, a empresa continua responsável por garantir condições adequadas, e o contrato deve definir regras sobre jornada, metas e fornecimento de equipamentos, quando necessário.

• Profissional autônomo: pode ser contratado para executar tarefas específicas, sem vínculo empregatício. O autônomo responde por seus próprios encargos e contribuições, cabendo à empresa formalizar a relação por meio de contrato de prestação de serviços.

Essas opções oferecem diferentes níveis de custo, segurança jurídica e flexibilidade. Por isso, a escolha deve ser feita considerando o tipo de atividade, o volume de demanda e a estratégia de crescimento da empresa.

O custo de um funcionário no Brasil vai muito além do salário. Ele inclui encargos, benefícios e provisões que variam de acordo com o regime tributário adotado pela empresa.

No Simples Nacional, o custo é menor devido às isenções, enquanto no Lucro Presumido e no Lucro Real os encargos aumentam significativamente.

Um bom planejamento financeiro e tributário é essencial para tomar decisões mais estratégicas e evitar que esses custos comprometam a saúde do negócio.

Ao considerar todos os fatores, o empreendedor consegue visualizar o impacto real da contratação, avaliar sua capacidade de expansão e manter a competitividade no mercado.

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