A nota fiscal de entrada registra a entrada de mercadorias, produtos ou outros itens no estoque e deve ser emitida pela empresa em situações específicas, como compras de fornecedores que não emitiram o documento fiscal.

Em outubro de 2026, o Brasil tinha cerca de 3 milhões de emissores de NF-e, segundo dados do Portal da Nota Fiscal Eletrônica.

Mas quando a empresa precisa emitir esse documento por conta própria? Quem deve fazer a emissão e quais informações precisam constar na nota?

A seguir, você entende como esse processo funciona e como emitir o documento corretamente.

O que é nota fiscal de entrada?

A nota fiscal de entrada é um documento fiscal que formaliza a entrada de mercadorias no estoque de uma empresa. Ela registra operações como compras, devoluções e retornos de produtos.

O termo “mercadorias” inclui itens adquiridos para uso na atividade da empresa. Entram nessa categoria matérias-primas destinadas à fabricação e produtos prontos para revenda.

Dependendo da operação, o registro também contempla serviços relacionados à atividade comercial.

Esse documento registra a movimentação de entrada e mantém os dados da operação vinculados à escrituração fiscal da empresa. Assim, a nota serve como registro da origem dos itens que passaram a integrar o estoque.

Quem deve emitir a nota fiscal de entrada?

A nota fiscal de entrada pode ser emitida pelo fornecedor ou pela sua empresa, dependendo de quem vendeu o produto.

Quando o fornecedor já entrega a mercadoria acompanhada de nota fiscal, você não precisa emitir outra nota para a mesma operação.

Esse cenário faz parte de uma rotina fiscal que alcança milhões de empresas no país, considerando o volume de emissores de NF-e registrado pelo Portal da Nota Fiscal Eletrônica.

Mas o que acontece quando o fornecedor não emite nota fiscal? Nesse caso, sua empresa deve emitir o documento. Essa situação ocorre, por exemplo, quando a compra é feita de uma pessoa física ou de uma empresa que não é contribuinte do ICMS.

Por isso, antes de emitir uma nota de entrada, confira quem vendeu o produto e se essa pessoa ou empresa já emitiu um documento fiscal.

Quando é necessário emitir um documento fiscal de entrada próprio?

A empresa precisa emitir uma nota fiscal de entrada própria quando recebe uma mercadoria de alguém que não emite nota fiscal. Também há casos em que a própria empresa deve registrar a entrada devido ao tipo de operação.

Os principais casos são:

• Fornecedor isento ou dispensado: quando a empresa compra mercadorias de MEI, produtor rural ou pessoa física que não emite nota fiscal.

• Devolução de mercadorias: quando um cliente devolve um produto e não emite a nota fiscal de devolução, por estar desobrigado legalmente.

• Importação de mercadorias: quando a empresa recebe produtos do exterior e precisa registrar a entrada com base na Declaração de Importação (DI).

• Retorno de industrialização ou conserto: quando uma mercadoria enviada para outra empresa retorna sem uma nota fiscal de retorno.

• Retirada ou transporte próprio: quando a empresa busca uma mercadoria que comprou ou leva produtos próprios entre filiais ou estados.

• Arrematação em leilão ou venda judicial: quando a empresa compra bens em leilões públicos ou processos judiciais e precisa registrar a entrada.

Entrada e saída: qual a diferença entre os documentos fiscais?

A diferença está no caminho da mercadoria. A nota fiscal de entrada registra quando um produto chega à empresa. Já a nota fiscal de saída registra quando a empresa envia uma mercadoria ou presta um serviço para outra pessoa física ou jurídica.

Pense em uma loja que compra 20 camisetas de um fornecedor. A chegada dessas peças representa uma entrada. Quando a loja vende uma camiseta para um cliente, ocorre uma saída. Cada etapa tem seu próprio documento fiscal e gera registros diferentes.

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Como emitir nota fiscal de entrada?

Para emitir uma nota fiscal de entrada, preencha os dados da operação em um sistema emissor de NF-e, informe os produtos, o fornecedor e os códigos fiscais, depois valide e autorize o documento.

Regra de Preenchimento:

• Emitente: A sua empresa (CNPJ, razão social e Inscrição Estadual de quem está emitindo e registrando a entrada do produto).

• Destinatário / Remetente: O seu fornecedor (os dados da pessoa física ou jurídica que vendeu, remeteu ou devolveu a mercadoria).

• Tipo de Operação: Deve ser marcado como Entrada (indicador 0 no campo tpNF).

Quando o fornecedor já tiver emitido a nota, o processo muda: nesse caso, você deve importar o XML da NF-e e registrar a entrada no sistema da empresa. O procedimento varia conforme quem emite o documento.

Antes de seguir, confira os dados que entram na nota:

• Natureza da operação: informa o motivo da entrada.

• Dados do produto: incluem descrição, quantidade e valor.

• Dados do fornecedor: trazem nome, CNPJ e outros dados cadastrais.

• CFOP: identifica a natureza da operação com a mercadoria.

• CST/CSOSN: indica a situação tributária do produto.

Quando a própria empresa emite a nota

Se a sua empresa for responsável pela emissão, primeiro faça o cadastro do CNPJ na prefeitura ou na Secretaria Estadual. Depois, adquira um Certificado Digital e escolha um sistema emissor de NF-e.

No sistema, informe os dados da operação, do fornecedor e dos produtos. Em seguida, preencha o CFOP e o CST aplicáveis e envie a nota para autorização.

Quando o fornecedor já emitiu a nota

Se o fornecedor já gerou a NF-e, você não precisa emitir outro documento do zero. Nesse caso, baixe o arquivo XML da nota e importe o documento para o sistema da empresa.

Para isso, acesse o Portal Nacional da NF-e, consulte o documento pela chave de acesso de 44 dígitos e faça o download com o Certificado Digital da empresa. Depois, registre a entrada no estoque e no controle tributário.

Qual CFOP usar na nota fiscal de entrada?

O CFOP da nota fiscal de entrada depende de onde veio o produto e por que sua empresa está recebendo esse item.

Primeiro, confira se a operação veio do mesmo estado, de outro estado ou do exterior. Em seguida, identifique o motivo da entrada, como compra, devolução, transferência ou consignação.

O CFOP tem quatro números. O primeiro indica de onde veio a operação:

• 1.000: quando o produto ou serviço vem de uma empresa localizada no mesmo estado que a sua.

• 2.000: quando o produto ou serviço vem de outro estado brasileiro.

• 3.000: quando o produto ou serviço vem do exterior.

Após identificar a origem, confira qual situação corresponde à entrada da mercadoria:

• Compra: usado quando a empresa compra mercadorias para revender, consumir ou colocar no ativo imobilizado.

• Consignação, comodato ou demonstração: usado quando a empresa recebe produtos nessas condições.

• Devolução: usado quando uma mercadoria vendida ou transferida retorna para a empresa.

• Conserto ou industrialização: usado quando a mercadoria retorna após passar por conserto ou industrialização.

• Mostruário ou exposição: usado para produtos recebidos ou devolvidos após serem usados em apresentações.

• Transferência: usado quando a mercadoria passa de um estabelecimento da empresa para outro, como de uma matriz para uma filial.

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Perguntas frequentes (FAQ)

Confira respostas para os principais questionamentos sobre o tema!

Como emitir nota fiscal de entrada para devolução de mercadoria?

No sistema emissor, selecione a emissão própria, escolha a finalidade “Devolução de mercadoria” e informe a chave de acesso da NF-e original. Depois, preencha os produtos, valores e dados tributários conforme a nota de venda, valide as informações e transmita o documento à SEFAZ.

Quais sistemas facilitam a gestão de notas fiscais de entrada para empresas?

A Treeunfe facilita a emissão e o registro de notas fiscais de entrada. O sistema também permite importar o XML de notas emitidas pelo fornecedor e registrar a entrada na empresa.